Het veilig stellen van nieuwe budgetten is zéér afhankelijk van kwalitatief hoogstaand facility, asset of maintenance management. Dit niveau kunt u enkel bereiken doormiddel van controle, overzicht, bewijsvoering en duidelijke argumenten. Om deze reden is het ontzettend belangrijk dat u inzicht heeft in de kwaliteit en het aantal bedrijfsmiddelen. Dit blog geeft u een opsomming van zeven vaak voorkomende problemen, welke doormiddel van correct asset management niet meer zullen voorkomen.
1. Toename van risico’s
Geen of matig onderhoud zorgt voor een significante toename van de mogelijke risico’s. De watervoorziening en/of luchtinstallatie van een gebouw heeft veel effect op de gezondheid van de aanwezigen, hierdoor kan gebrekkig onderhoud een negatief effect hebben op de aanwezigen. Onderhoudspersoneel kan ook gevaar lopen bij het uitvoeren van de bijbehorende werkzaamheden. Het is belangrijk om de (eventuele) voorzorgsmaatregelen van diverse apparaten in acht te nemen, hierbij kunt u denken aan specifiek gereedschap of speciale kleding. Zonder accuraat asset management kunnen er tijdens onderhoudswerkzaamheden gevaarlijke situaties ontstaan, omdat er dan niet duidelijk is welke voorzorgsmaatregelen van toepassing zijn.
2. Stijgende kosten
Wanneer de bedrijfsmiddelen (assets) niet duidelijk in kaart zijn gebracht, dan kunnen organisaties niet peilen in welke staat deze bedrijfsmiddelen zich bevinden. De onduidelijkheid omtrent assets, maken de keuze vervangen of onderhouden zéér complex er is namelijk geen benul van de kosten. Bedrijfsmiddelen die stuk gaan dienen uiteraard ook weer gerepareerd te worden. Er kunnen hierdoor diverse cruciale bedrijfsonderdelen stilvallen en dit kan erg ingrijpend zijn voor de organisatie. Iedere asset, facility of maintenance manager probeert deze situatie te voorkomen. Preventief onderhoud kost geld, maar dit staat niet in verhouding met de kosten die gepaard gaan voor incidentiele reparaties.
3. Moeilijk budgetteren
Zonder een overzicht van de assets is het haast onmogelijk een accurate budgettering op te stellen. Aan de hand van welke gegevens kunt u een onderhoudsbudget aanvragen? Hiervoor is een overzicht van de aanwezige bedrijfsmiddelen en de conditie hiervan cruciaal. Het mogelijk vervangen van één van de bedrijfsmiddelen kan flink in de papieren lopen en als er op voorhand geen budget voor is vrij gegeven, dan wordt het achteraf een lastige opgave om alsnog budget vrij te spelen. Duidelijk en tastbaar bewijs kunnen u een veel sterkere positie geven tijdens de begrotingsonderhandelingen. Vervolg onderhandelingen, bijvoorbeeld voor het investeringsbudget, worden ook eenvoudiger doormiddel van duidelijke bewijsvoering.
4. Juridische aansprakelijkheid
Het is voor organisaties wettelijk vastgelegd dat zij periodiek onderhoud verrichten, zodra niet aangetoond kan worden dat hieraan wordt voldaan kan er een boete worden opgelegd. Opnieuw is hiervoor een duidelijk overzicht ontzettend belangrijk, zodat inzichtelijk is welke bedrijfsmiddelen in bezit zijn van de organisatie. Alle documentatie dient op orde te zijn, inclusief de uitgevoerde werkzaamheden op de betreffende asset. Zonder deze documentatie kan een organisatie aansprakelijk worden gesteld, zodra er een ongeval plaatsvindt.
5. Lastig onderhandelen met leveranciers
Als een organisatie geen kennis heeft van de kwaliteit of prestaties van de huidige assets, wordt het enorm moeilijk om nieuwe assets aan te schaffen. U kunt namelijk niet vergelijken of de nieuw aangekochte producten beter presteren en wat de huidige waarde is van de bestaande assets. Eisen stellen is ook enkel mogelijk als u weet wat er te eisen is. Onderhoud wordt vaak uitbesteed, maar zonder enige kennis van de waarde omtrent uw bedrijfsmiddelen kunt u, ontvangen offertes nooit op een valide manier beoordelen.
6. Diefstal
Zodra er geen indicatie is van, de totale en soorten bedrijfsmiddelen, is het niet mogelijk om te controleren op diefstal. Niemand zal dit namelijk opvallen. Wel zal de organisatie opnieuw een investering moeten doen om alsnog de bedrijfscontinuïteit te garanderen en dit gaat vanzelfsprekend gepaard met extra kosten.
7. Klachten van medewerkers
Als er vaak problemen ontstaan met de bedrijfsmiddelen zullen personeelsleden sneller gaan klagen. Zo kunnen mensen hinder ondervinden aan een lift die iedere week defect is of klagen over de temperatuur in een gebouw, omdat de luchtinstallatie niet in orde is. Door direct op te treden wanneer dit soort incidenten plaatsvinden kunnen deze klachten grotendeels worden opgevangen.